Financiën
Factuur maken: dit moet er verplicht op staan
Een factuur sturen lijkt eenvoudig, maar de Belastingdienst stelt strikte eisen aan wat er precies op moet staan. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is je factuur formeel ongeldig en kan je klant de btw niet terugvragen. Dat levert onnodige discussies op en kan je betaaltermijn vertragen.
In deze gids zetten we alle verplichte factuurgegevens helder op een rij, leggen we uit wanneer je een factuur moet sturen en hoelang je hem moet bewaren. Je vindt ook een stappenplan om snel een correcte factuur op te stellen, zodat je administratie meteen op orde is. Vergeet ook niet om je boekhouding bij te houden zodat facturen altijd terug te vinden zijn.
In het kort
- Op elke factuur moeten onder meer je naam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer en een doorlopend factuurnummer staan.
- Je bent verplicht een factuur te sturen binnen 15 dagen na de maand waarin je de levering of dienst hebt verricht.
- Alle facturen moet je minimaal 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst, digitaal of op papier.
- Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR), dan gelden afwijkende regels en hoef je geen btw te vermelden.
Wat zijn de verplichte gegevens op een factuur?
Een geldige factuur bevat altijd een vaste set gegevens die de Belastingdienst verplicht stelt. Ontbreekt een van deze elementen, dan mag je klant de btw op de factuur niet aftrekken en loop je zelf het risico op een boete bij een belastingcontrole. Controleer je factuursjabloon daarom altijd aan de hand van onderstaande lijst voordat je hem verstuurt.
De meeste boekhoud- en facturatieprogramma’s vullen een groot deel van deze gegevens automatisch in. Toch is het verstandig om te begrijpen wat elk veld betekent en waarom het er staat. Zo ontdek je eerder fouten en weet je wat je klant mag verwachten als hij jouw factuur ontvangt.
| Verplicht gegeven | Uitleg |
|---|---|
| Volledige naam en adres (jij) | Je handelsnaam of volledige rechtspersoonsnaam en je vestigingsadres zoals ingeschreven bij de KvK. |
| Volledige naam en adres (klant) | De officiële naam en het adres van je afnemer, inclusief land als het een buitenlandse klant betreft. |
| KvK-nummer | Je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel; staat op je KvK-uittreksel. |
| Btw-identificatienummer | Je btw-nummer in de vorm NL123456789B01; verplicht voor ondernemers die btw-plichtig zijn. |
| Factuurnummer | Een uniek, doorlopend en oplopend nummer per factuur; mag letters bevatten maar moet aaneengesloten zijn. |
| Factuurdatum | De datum waarop je de factuur hebt opgesteld, niet de datum van betaling. |
| Omschrijving geleverde dienst of product | Een duidelijke beschrijving van wat je hebt geleverd, zodat de Belastingdienst kan beoordelen welk btw-tarief van toepassing is. |
| Hoeveelheid of omvang | Het aantal producten of het aantal gewerkte uren; bij diensten mag je ook een lump sum hanteren. |
| Bedrag excl. btw | Het nettobedrag per post en het totale nettobedrag. |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het van toepassing zijnde tarief (0%, 9% of 21%) en het berekende btw-bedrag per post. |
| Totaalbedrag incl. btw | Het eindbedrag dat je klant aan jou verschuldigd is na optelling van alle posten en btw. |
Wanneer moet je een factuur sturen?
Je bent verplicht een factuur te sturen uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de levering of dienst hebt verricht. Lever je op 8 maart een dienst, dan moet de factuur er dus voor 15 april zijn. Deze regel geldt voor b2b-transacties (levering aan andere ondernemers); voor particulieren hoef je doorgaans geen factuur te sturen, tenzij de klant erom vraagt.
Voor internationale diensten aan ondernemers in andere EU-landen gelden dezelfde termijnen. Let op dat je bij intracommunautaire leveringen ook het btw-nummer van je afnemer vermeldt en 0% btw berekent. Houd bij twijfel over de juiste btw-regels onze gids over btw voor ondernemers bij de hand voor een overzicht per situatie.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
De wettelijke bewaarplicht voor facturen bedraagt 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is ontstaan. Dat betekent dat een factuur uit 2024 tot en met 31 december 2031 bewaard moet blijven. Je mag facturen digitaal bewaren, maar ze moeten volledig leesbaar en integraal raadpleegbaar zijn, ook als de Belastingdienst er ooit om vraagt.
Voor onroerend goed geldt een afwijkende bewaarplicht van 10 jaar. Heb je facturen die te maken hebben met de aankoop, renovatie of verhuur van vastgoed, houd dan die langere termijn aan. Een geordend digitaal archief per jaar is de eenvoudigste manier om hieraan te voldoen zonder dat je mappen vol papier hoeft te bewaren.
Wat zijn de regels bij vrijstelling of de KOR?
Niet elke ondernemer hoeft btw op de factuur te vermelden. Gebruik je de Kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw-aangifte en mag je geen btw in rekening brengen. Op je facturen vermeld je in dat geval de tekst ‘Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling’ in plaats van een btw-bedrag. Je btw-identificatienummer moet je wel blijven vermelden.
Ook bepaalde beroepen zijn structureel vrijgesteld van btw, zoals medische beroepen, onderwijs en journalistieke diensten aan bepaalde media. In die gevallen vermeld je op de factuur welke vrijstelling van toepassing is en waarom je geen btw berekent. Twijfel je of jouw dienst vrijgesteld is, laat dat dan controleren door een boekhouder en houd je boekhouding goed bij zodat je dit achteraf kunt aantonen.
- KOR: vermeldt ‘Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling’ op de factuur
- Medische en educatieve vrijstellingen: omschrijf expliciet welke vrijstelling geldt
- Btw-identificatienummer blijft altijd verplicht, ook bij vrijstelling
- Intracommunautaire diensten aan EU-ondernemers: 0% btw + btw-nummer klant verplicht
Wat is het verschil tussen een factuur en een kwitantie?
Een factuur is een verzoek tot betaling dat je stuurt voordat of op het moment dat de betaling plaatsvindt. Een kwitantie is een betalingsbewijs dat je verstrekt nadat je het geld hebt ontvangen. Voor de btw-administratie telt alleen de factuur als officieel document; een kwitantie is geen geldige grondslag voor btw-aftrek.
In de praktijk kan een kassabon als vereenvoudigde factuur gelden voor bedragen tot 100 euro (excl. btw). Zo’n bon hoeft minder gegevens te bevatten, maar moet wel je naam, de datum, een omschrijving en het btw-bedrag bevatten. Voor hogere bedragen is altijd een volledige factuur met alle verplichte gegevens vereist. Een kwitantie kun je aanvullend meegeven als de klant bewijs van betaling wil, maar hij vervangt de factuur nooit.
Hoe stel je stap voor stap een correcte factuur op?
Een correcte factuur opstellen kost je met de juiste aanpak hooguit enkele minuten. Doorloop onderstaande stappen in volgorde en je weet zeker dat je niets vergeet. Gebruik bij voorkeur boekhoud- of facturatieprogramma om factuurnummers automatisch op te laten lopen en je gegevens maar eenmalig in te voeren. Open daarvoor op tijd een zakelijke rekening zodat alle betalingen gescheiden binnenkomen en makkelijk te koppelen zijn aan de juiste factuur.
- Controleer je sjabloon: zorg dat naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer van jouzelf alvast correct ingevuld staan.
- Vul de klantgegevens in: volledige naam, adres en (bij b2b) het btw-nummer van de afnemer.
- Wijs een uniek factuurnummer toe dat doorlopend op het vorige aansluit.
- Vul de factuurdatum in (vandaag of de datum van levering, afhankelijk van je afspraak).
- Beschrijf per post duidelijk wat je hebt geleverd: dienst of product, hoeveelheid en nettobedrag.
- Bereken het juiste btw-tarief per post (0%, 9% of 21%) en vul het btw-bedrag in.
- Controleer of het totaal excl. btw, het btw-bedrag en het totaal incl. btw kloppen.
- Stuur de factuur als pdf en bewaar een kopie in je digitaal archief.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Op elke b2b-factuur moeten minimaal staan: jouw volledige naam en adres, de naam en het adres van je klant, je KvK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de factuur formeel ongeldig voor de btw-administratie.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Je bent wettelijk verplicht facturen minimaal 7 jaar te bewaren, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is opgesteld. Voor facturen die te maken hebben met onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Bewaar facturen digitaal of op papier, maar zorg altijd dat ze volledig leesbaar en raadpleegbaar zijn. De Belastingdienst kan bij een controle om inzage vragen, ook jaren later.
Wanneer moet ik een factuur sturen?
Je moet een factuur sturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je de levering of dienst hebt verricht. Lever je iets op 20 april, dan moet de factuur er voor 15 mei zijn. Deze regel geldt voor leveringen aan andere ondernemers. Aan particulieren ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur te sturen, tenzij ze er expliciet om vragen of het gaat om bepaalde diensten waarbij dat wettelijk vereist is.
Mag ik een factuur digitaal versturen?
Ja, digitale facturen zijn volledig geldig, mits de klant ermee instemt. In de praktijk gaat de meeste zakelijke communicatie sowieso digitaal, dus dit is zelden een issue. Zorg wel dat de factuur in een onveranderlijk formaat staat, zoals een pdf, zodat de inhoud niet achteraf aangepast kan worden. Bewaar ook zelf altijd een digitale kopie in je administratie als bewijs dat je de factuur hebt verzonden.
Wat als ik gebruik maak van de KOR?
Als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling ben je vrijgesteld van btw en mag je dus geen btw in rekening brengen bij je klanten. Op je facturen vermeld je de zin ‘Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling’ in plaats van een btw-bedrag. Je btw-identificatienummer moet je echter wel blijven vermelden. Je klant kan de btw niet aftrekken, wat relevant is als je aan andere ondernemers levert.
