Financiën
Gratis factuur maken: zo doe je het correct
Een factuur sturen is een van de eerste dingen die je als ondernemer leert, maar ook een van de meest vergeten oorzaken van problemen met de Belastingdienst. Een correcte factuur bevat verplichte gegevens, een doorlopend nummer en de juiste btw-vermelding. Gelukkig hoef je daar geen duur boekhoudpakket voor te kopen.
In dit artikel lees je welke gegevens er wettelijk op een factuur moeten staan, hoe je gratis een factuur opmaakt via een Word- of Excel-sjabloon of een online tool, en wanneer het slim is om toch over te stappen naar betaalde boekhoudsoftware. We sluiten af met de meest gemaakte fouten, zodat jij ze kunt vermijden.
In het kort
- Een factuur is pas geldig als hij alle wettelijk verplichte gegevens bevat, waaronder je KvK-nummer, btw-nummer en een uniek factuurnummer.
- Voor starters volstaat een gratis Word- of Excel-sjabloon of een gratis versie van een online facturatietool.
- Je factuurnummering moet doorlopend zijn; gaten in de reeks of dubbele nummers zijn een rode vlag voor de Belastingdienst.
- Zodra je meer dan circa vijf facturen per maand verstuurt, loont betaalde boekhoudsoftware door de tijdwinst en foutreductie.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
De Belastingdienst stelt in de Wet op de omzetbelasting eisen aan wat een factuur minimaal moet bevatten. Ontbreken verplichte gegevens, dan is de factuur juridisch niet geldig en kan je klant de btw niet aftrekken. Dat leidt tot vertraging bij betaling en mogelijke boetes als de Belastingdienst dit constateert bij een controle.
Voor de meeste zzp’ers en kleine ondernemers gelden de zogeheten vereenvoudigde factuurvereisten als het factuurbedrag onder de 100 euro blijft. Bij hogere bedragen gelden de volledige eisen. Het is veiliger om altijd de volledige set gegevens te vermelden, zodat je nooit hoeft te twijfelen of een factuur compleet is.
Zorg er ook voor dat je btw-nummer correct is. Dat is het nummer dat de Belastingdienst verstrekt na inschrijving bij de KvK, en het is anders dan je BSN of KvK-nummer. Een verkeerd of ontbrekend btw-nummer maakt de factuur ongeldig voor btw-aftrek.
| Verplicht gegeven | Uitleg | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam en adres ondernemer | Jouw bedrijfsnaam en vestigingsadres | Rensen Advies, Hoofdstraat 10, 1234 AB Amsterdam |
| Naam en adres afnemer | Volledige naam en adres van je klant | Bedrijf BV, Marktplein 5, 5678 CD Rotterdam |
| KvK-nummer | Je inschrijvingsnummer in het Handelsregister | 12345678 |
| Btw-nummer | Je omzetbelastingnummer van de Belastingdienst | NL123456789B01 |
| Factuurnummer | Uniek, doorlopend nummer per factuur | 2026-001 |
| Factuurdatum | Datum waarop je de factuur verstuurt | 14-06-2026 |
| Omschrijving dienst of product | Duidelijke beschrijving van wat je levert | Adviesgesprek 2 uur, 10 juni 2026 |
| Btw-tarief en btw-bedrag | Het toegepaste tarief (21%, 9% of 0%) en het bedrag | 21% btw over EUR 500 = EUR 105 |
| Totaalbedrag excl. en incl. btw | Bedrag voor en na btw apart vermeld | EUR 500 excl. / EUR 605 incl. |
Gratis factuur maken: drie manieren vergeleken
Wie net start als ondernemer hoeft niet direct te investeren in boekhoudsoftware. Er zijn drie manieren om gratis een factuur te maken, elk met eigen voor- en nadelen. De keuze hangt af van het aantal facturen dat je verwacht te sturen en hoe vertrouwd je bent met tekstverwerkers en spreadsheets.
Een Word- of Excel-sjabloon is het snelst om mee te beginnen: je download het eenmalig, past het aan op jouw bedrijfsgegevens en slaat het op als template. Nadeel is dat je zelf moet bijhouden welke nummers je al hebt gebruikt en dat berekeningen bij Excel fout kunnen gaan als je cellen aanpast. Online gratis tools nemen dit deels over door automatisch nummers op te hogen en btw te berekenen.
| Methode | Kosten | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|---|
| Word-sjabloon | Gratis | Incidentele facturen, 1-5 per maand | Handmatig nummeren en berekenen |
| Excel-sjabloon | Gratis | Starters met basiskennis spreadsheets | Formules kunnen per ongeluk worden overschreven |
| Gratis online facturatietool (basisplan) | Gratis (gelimiteerd) | Starters, max 5-10 facturen per maand | Limieten op aantal facturen of klanten |
| Gratis versie boekhoudsoftware | Gratis (beperkte functies) | Starters die later willen opschalen | Exportmogelijkheden en integraties vaak achter betaalmuur |
Stappenplan: zo maak je een correcte factuur
Het opstellen van een factuur gaat sneller als je het stap voor stap doet. Werk het onderstaande plan door en sla je ingevulde sjabloon op als basis voor elke volgende factuur. Zo hoef je alleen de klantgegevens, omschrijving, datum en het nummer te wisselen.
Controleer na het invullen altijd of het totaalbedrag inclusief btw klopt door het handmatig na te rekenen. Een typfout in een btw-bedrag is een van de meest voorkomende fouten op facturen van startende ondernemers. Hoe je de btw precies verwerkt, lees je in onze uitleg over de btw-regels.
- Download een gratis Word- of Excel-sjabloon, of maak een account aan bij een gratis online facturatietool.
- Vul je vaste bedrijfsgegevens in: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer.
- Maak een lijst bij van je factuurnummers, zodat je altijd het volgende nummer weet. Begin met 2026-001 als je net start.
- Voeg per factuur de klantgegevens toe: naam, adres en eventueel het KvK- of btw-nummer van je zakelijke klant.
- Omschrijf de geleverde dienst of het product duidelijk: wat, hoeveel en op welke datum.
- Bereken het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag (21%, 9% of 0%) en het totaal inclusief btw.
- Vermeld de betalingstermijn (gangbaar: 14 of 30 dagen) en je bankrekening (IBAN).
- Sla de factuur op als PDF voordat je hem verstuurt, zodat de opmaak niet verschuift bij de ontvanger.
Wanneer overstappen naar betaalde boekhoudsoftware?
Een gratis sjabloon of tool werkt prima als je net start en weinig facturen verstuurt. Maar naarmate je onderneming groeit, neemt ook de administratieve last toe. Betaalde boekhoudsoftware automatiseert het bijhouden van openstaande facturen, verstuurt herinneringen en koppelt direct met je bankrekening.
Een praktische vuistregel: zodra je meer dan vijf tot tien facturen per maand verstuurt, kost je de handmatige aanpak meer tijd dan de maandelijkse kosten van een instapplan boekhoudsoftware bedragen. Hoe je je boekhouding inricht als zzp’er lees je in ons artikel over je boekhouding als zelfstandige.
- Je verstuurt meer dan 5-10 facturen per maand en het nummeren gaat fouten kosten.
- Je wilt automatisch herinneringen sturen voor facturen die niet betaald worden.
- Je werkt met meerdere btw-tarieven of exporteert naar landen buiten de EU.
- Je boekhouder vraagt om een directe koppeling met je boekhoudprogramma.
- Je wilt kwartaaloverzichten genereren voor de btw-aangifte zonder handmatig optellen.
Meestgemaakte valkuilen bij het maken van facturen
Fouten op facturen lijken onschuldig, maar ze kunnen leiden tot vertraagde betalingen en problemen bij een belastingcontrole. Veel startende ondernemers maken dezelfde fouten, juist omdat ze de regels niet kennen of haast hebben bij het versturen.
De meest risicovolle fout is het niet bijhouden van een doorlopende nummering. De Belastingdienst verwacht dat elk nummer uniek is en dat er geen gaten in de reeks zitten. Verwijder je een factuur, vervang hem dan door een creditfactuur in plaats van het nummer te hergebruiken of over te slaan. Voor een zakelijke rekening die je factuurverkeer scheidt van prive-uitgaven, bekijk ons artikel over een zakelijke rekening.
- Geen doorlopend factuurnummer: elke factuur heeft een uniek, oplopend nummer nodig.
- Btw vergeten te vermelden of het verkeerde tarief gebruiken (21%, 9% of 0%).
- Factuurdatum weglaten of de datum van de dienstverlening verwarren met de factuurdatum.
- Geen duidelijke omschrijving: ‘werkzaamheden’ is niet voldoende, beschrijf wat en wanneer.
- Geen betalingstermijn vermelden: stel standaard 14 of 30 dagen in en communiceer dit.
- Factuur als Word-bestand sturen: verstuur altijd een PDF zodat de opmaak vaststaat.
Snippet: wat moet er op een factuur staan?
Op een geldige factuur staan minimaal: je naam en adres, het KvK-nummer, het btw-nummer, de naam en het adres van de klant, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de geleverde dienst of het product, het btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag exclusief en inclusief btw. Vermeld ook je IBAN en de betalingstermijn zodat de klant weet hoe en wanneer te betalen.
Controleer voor elke factuur die je verstuurt of alle negen verplichte punten aanwezig zijn. Een ontbrekend gegeven maakt de factuur ongeldig voor btw-aftrek, wat problemen geeft bij zakelijke klanten. Bij twijfel over een specifiek geval, raadpleeg de Belastingdienst of een boekhouder.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik gratis een factuur?
Download een gratis Word- of Excel-factuursjabloon en vul je vaste bedrijfsgegevens in: naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Voeg per factuur de klantgegevens toe, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van je dienst of product, het btw-tarief en het totaalbedrag inclusief en exclusief btw. Sla de ingevulde factuur op als PDF en stuur die naar je klant. Gratis online facturatietools werken op dezelfde manier, maar berekenen de btw automatisch en hogen het factuurnummer zelf op.
Wat zijn de verplichte gegevens op een factuur?
Een factuur moet minimaal bevatten: jouw naam en adres, het KvK-nummer, het btw-nummer, de naam en het adres van de klant, een uniek doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het toegepaste btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag exclusief en inclusief btw. Ontbreekt een van deze gegevens, dan is de factuur juridisch ongeldig en kan de klant de btw niet aftrekken.
Hoe nummert je facturen correct?
Gebruik een doorlopende reeks die je per jaar opnieuw kunt beginnen, zoals 2026-001, 2026-002, enzovoort. Elk nummer mag maar een keer voorkomen en er mogen geen gaten in de reeks zitten. Verwijder je een factuur achteraf, maak dan een creditfactuur met een nieuw nummer in plaats van het originele nummer te hergebruiken. De Belastingdienst controleert de nummervolgorde bij een boekhoudkundige controle en kan een onregelmatige reeks als verdacht aanmerken.
Mag ik een factuur zonder btw sturen?
Dat hangt af van jouw btw-situatie. Als je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR) mag je geen btw berekenen en zet je op de factuur ‘Btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling’. Lever je diensten aan klanten buiten de EU, dan geldt vaak het 0%-tarief met de vermelding ‘Btw verlegd’ of ‘Vrijgesteld’. Ben je normaal btw-plichtig maar vergeet je de btw te vermelden, dan moet je die alsnog afdragen en kan je klant de btw niet aftrekken.
Wanneer is betaalde boekhoudsoftware de moeite waard?
Als je meer dan vijf tot tien facturen per maand verstuurt, kost handmatig bijhouden meer tijd dan een instapplan van boekhoudsoftware je kost. Betaalde software verstuurt automatisch betalingsherinneringen, koppelt met je bankrekening en genereert overzichten voor je btw-aangifte. Werk je met meerdere btw-tarieven of heb je klanten in het buitenland, dan is de stap naar betaald ook sneller zinnig. Vraag altijd of je boekhouder een voorkeur heeft, want sommige pakketten koppelen direct met het systeem van je accountant.
